Zo digitaliseer je je B2B orderproces (en bespaar je tijd, fouten en frustraties)
Gepubliceerd op · bijgewerkt op
Marco Lemmens
Je B2B-orderproces digitaliseren betekent dat een bestelling zonder overtypen in je ERP belandt, met de juiste klantprijs en een voorraad die klopt. Handmatig kost een order 5 tot 10 minuten aan handwerk. Bij 40 orders per dag is dat bijna een halve fte, elke maand opnieuw.
Bestellingen via e-mail. Een bijlage in pdf of Excel. Iemand die dat handmatig overneemt in het ERP, terwijl je e-mailorders automatisch kunt verwerken. Nog even bellen over de juiste prijs, en maar hopen dat de voorraad klopt. Het klinkt als een tussenoplossing, maar het is voor veel B2B-bedrijven nog steeds de dagelijkse gang van zaken.
En dat terwijl klanten inmiddels gewend zijn aan realtime informatie, snelheid en gemak. De B2C-standaard is allang doorgedrongen tot de B2B-wereld, alleen de systemen zijn vaak nog niet mee.
Wat je dan krijgt: frustratie bij klanten ("ik dacht dat het op voorraad was?"), overbodig werk bij je team en een stapel administratie die niet meer nodig zou moeten zijn. Toch blijven veel bedrijven hangen in oude gewoontes, omdat het nu eenmaal zo werkt of omdat een aanpassing spannend klinkt. De stap naar meer digitale rust is vaak kleiner dan je denkt.
Hoe een B2B-order er nu doorheen gaat
Voordat je iets automatiseert, is het nuttig om één keer op te schrijven wat er nu precies gebeurt. Bij de meeste groothandels ziet dat er zo uit:
- De klant mailt een bestelling, als pdf, als Excel of gewoon in de tekst.
- Iemand van de binnendienst leest de mail en zoekt de klant op.
- De artikelnummers van de klant worden vertaald naar die van jou.
- De prijsafspraak wordt opgezocht in een contract, een spreadsheet of iemands hoofd.
- De order wordt overgetypt in het ERP.
- De voorraad wordt gecontroleerd, en bij een tekort volgt een telefoontje.
- De bevestiging gaat terug per mail.
Zeven handelingen, twee tot drie systemen en minstens één mens die het geheugen van de organisatie is. Elke stap is op zich klein. Bij elkaar kost een order zo 5 tot 10 minuten, en elke stap is een plek waar het mis kan gaan.
De vier routes naar een digitaal orderproces
Er is niet één manier om dit op te lossen, en de zwaarste route is zelden de beste eerste stap. Deze vier kom je in de praktijk tegen.
1. Een bestelportaal voor je klanten
Je klant logt in, ziet zijn eigen assortiment en zijn eigen prijs, en bestelt zelf. Dit is de route met de meeste winst voor de klant: hij kan 's avonds bestellen, ziet zijn orderhistorie en hoeft nergens op te wachten. Wat zo'n portaal minimaal moet kunnen, staat in de functionaliteiten die elke B2B-webshop nodig heeft.
2. E-mailorders automatisch inlezen
Een deel van je klanten blijft mailen, en dat is prima. Een AI-model leest de bestelling uit de mail of de bijlage, matcht de artikelen op jouw nummers en zet de order klaar; alleen twijfelgevallen gaan naar een mens. Hoe dat werkt en wat het kost, lees je in e-mailorders automatisch verwerken.
3. Een koppeling tussen webshop en ERP
De ruggengraat onder route 1 en 2. Producten, voorraad en prijzen lopen één kant op, orders en facturen de andere. Welk gegeven welke kant op hoort, en waarom één bron per gegeven de enige werkbare regel is, staat in zo werkt een Shopify ERP-koppeling.
4. EDI of een directe API-koppeling
Voor je grootste afnemers, die zelf een inkoopsysteem draaien en hun order rechtstreeks je systeem in willen sturen. Deze route levert per klant het meeste op en kost het meeste om op te zetten. Doe hem pas als de eerste drie staan en je uit de cijfers weet welke klanten het volume dragen.
In welke volgorde: een plan in drie fases
De fout die we het vaakst zien is dat alles tegelijk moet. Dan wordt het een project van negen maanden dat halverwege stilvalt. Deze volgorde werkt beter, en na elke fase heb je iets dat werkt.
Fase 1: één bron voor artikelen en prijzen
Eerst opruimen. Artikelnummers, klantnummers en prijsafspraken horen op één plek te staan, meestal het ERP. Zolang de echte prijs in het hoofd van je binnendienst zit, kan geen enkel systeem hem toepassen. Deze fase is de saaiste, en hij bepaalt of de rest lukt.
Fase 2: de orderstroom die het grootst is
Kijk waar het volume zit. Komt tachtig procent per mail binnen, begin dan bij route 2. Bestellen je klanten liever zelf, begin dan bij het portaal. Eén stroom helemaal af is meer waard dan vier stromen half.
Fase 3: de rest en de randen
Nu pas de bundeling, de palletlogica, een tweede taal en de EDI-koppeling met je grootste afnemer. Op dat moment laten de cijfers zien welke van die dingen echt iets opleveren, in plaats van dat je het vooraf moet raden.
Wat je vooraf op orde moet hebben
Een digitaliseringstraject strandt zelden op de techniek. Het strandt op data. Drie dingen bepalen of het soepel loopt:
- Artikelnummers die kloppen. Eén product, één nummer. Dubbele artikelen en varianten die als los product in het ERP staan, komen straks allebei in je webshop terecht.
- Prijsafspraken die vastliggen. Elke klant met een afwijkende prijs hoort een vastgelegde afspraak te hebben, inclusief einddatum. Afspraken die alleen mondeling bestaan, worden bij automatisering pijnlijk zichtbaar. Hoe je die vervolgens in de shop toepast, staat in klantspecifieke prijzen in je webshop.
- Voorraad die je durft te tonen. Zit je voorraadstand er structureel naast, dan is een realtime getal erger dan geen getal. Begin dan met een indicatie: op voorraad, beperkt, of op aanvraag.
Dit is precies het werk dat niemand leuk vindt, en het is de reden dat het ene traject in acht weken staat en het andere in acht maanden.
Koppel je ERP aan je webshop of klantportaal
Je hoeft geen techbedrijf te zijn om stappen te zetten. De meeste winst zit in het koppelen van wat je al hebt: je ERP, je webshop of klantportaal en de manier waarop je team nu orders verwerkt.
Als een klant bestelt via je webshop, komt die order automatisch binnen in je ERP. Geen tussenstappen, geen overtypen, meteen de juiste producten, prijzen en klantgegevens. De voorraad wordt realtime gecontroleerd, zodat je niet verkoopt wat er niet meer is.
Klantspecifieke prijzen en offertes, automatisch
Wat het nog slimmer maakt: je klant ziet bij het inloggen zijn eigen prijs. Geen mailtje meer over kortingen of contractafspraken, want die worden automatisch toegepast. En als er een offerte nodig is, genereert het systeem die, keurt de klant hem zelf goed en kan de bestelling direct door. Hoe je die flow opzet, van aanvraag tot akkoord, staat in ons artikel over een offerte module in je webshop.
In de B2B-wereld is pricing zelden gewoon de prijs op de website. Het hangt af van klanttype, ordervolume, seizoen, gemaakte afspraken of marges per productgroep, en die regels worden nog vaak handmatig toegepast. Met de juiste inrichting kun je die orderverwerking automatiseren: het systeem weet wie de klant is en past de condities toe zonder dat iemand iets hoeft op te zoeken.
Slimme orderlogica: van bundelen tot palletopbouw
Achter de schermen valt er nog meer te winnen. Denk aan het automatisch bundelen van bestellingen, het combineren van levermomenten of het berekenen van optimale hoeveelheden per pallet. In plaats van dat iemand daarover moet nadenken, rekent het systeem het uit. Dat scheelt niet alleen bij je klant en je binnendienst, maar ook in het magazijn.
Wat levert het concreet op?
Voor klanten betekent het rust. Ze wachten niet meer op een bevestiging per mail, bellen niet meer over leverstatussen en twijfelen niet meer over prijzen. Ze loggen in, zien hun eigen assortiment en hun eigen prijs, en weten wat ze kunnen verwachten.
Voor je team betekent het minder ruis. Geen overtypwerk, geen dubbelchecks, geen correcties achteraf. De tijd die vrijkomt gaat naar klantrelaties, voorraadbeheer en planning.
Reken het eens door. Verwerk je 40 orders per dag en kost elke order zeven minuten handwerk, dan is dat bijna vijf uur per dag. Haal daar de helft af en je houdt ruim een halve fte over. Dat is alleen de tijd; de fouten die je niet meer hoeft te herstellen komen daarbovenop. Want waar mensen veel handwerk doen, gebeuren fouten: een verkeerde orderregel, een vergeten prijsafspraak, een levering die er ineens niet is.
Wat je gaat meten
Digitaliseren zonder meten is een gevoel. Vier getallen zijn genoeg, en ze zijn alle vier vooraf te bepalen:
- Doorlooptijd per order, van binnenkomst tot bevestiging. Dit is het getal dat je klant merkt.
- Handmatige handelingen per order. Tel ze een week lang. Dit is het getal dat je team merkt.
- Foutpercentage: creditnota's, retouren en correcties door een verkeerde orderregel.
- Aandeel orders dat digitaal binnenkomt. Dit laat zien of je klanten echt meegaan.
Meet ze een maand voordat je begint. Zonder nulmeting weet je achteraf niet wat de verbetering is, en dan wordt de discussie over de volgende stap opnieuw een kwestie van gevoel.
"Onze klanten zijn daar niet klaar voor" en andere misverstanden
Je hoort het vaak: onze klanten zijn niet digitaal genoeg, ze willen gewoon even bellen, zo doen we dat al jaren. In de praktijk blijkt iets anders. Klanten die overdag geen tijd hebben om te bellen, willen 's avonds kunnen inloggen. Klanten die gewend zijn aan track en trace van hun eigen pakketje, verwachten dat straks ook voor hun pallets. En klanten die vijf keer hetzelfde product bestellen, willen niet steeds dezelfde offerte opnieuw opvragen.
Het zijn niet je klanten die er niet klaar voor zijn. Het is je proces dat ze dwingt om op de oude manier te werken.
Dan is er nog de angst dat automatisering te groot is. Je hoeft niet in één keer alles om te gooien: begin met een koppeling tussen webshop en ERP, of met het automatisch toepassen van klantspecifieke prijzen. Kleine stappen hebben al grote impact. En je levert niets in op persoonlijk contact. Automatiseren betekent niet dat je klant je nooit meer spreekt, het betekent dat jullie de tijd samen beter besteden.
Klaar voor minder handwerk en meer overzicht?
Je hoeft niet alles tegelijk te automatiseren. Maar als je nog steeds pdf's overtypt in je ERP, dan weet je: dit kan slimmer. En eerlijk, je klant verwacht dat ook.
Benieuwd wat een digitaal B2B-orderproces voor jouw bedrijf betekent? Bekijk onze aanpak voor een B2B-webshop en lees wanneer daar Shopify Plus bij komt kijken. Weet je niet waar je moet beginnen, dan denken we graag met je mee.
