Een offerte module in je webshop maakt van aanvraag, offerte en akkoord één flow: de klant vraagt aan vanuit zijn winkelwagen, jij prijst de aanvraag, de klant klikt akkoord en de offerte wordt direct een order. In Shopify bouw je dit op native conceptorders, al op een abonnement vanaf 21 euro per maand.
Toch loopt die keten bij de meeste groothandels en producenten nog volledig buiten de webshop om: de aanvraag komt per mail binnen, de offerte gaat als pdf terug en het akkoord is een los antwoord ergens in een mailthread. Dit artikel gaat over het verplaatsen van die keten naar je webshop: welke drie volwassenheidsniveaus er zijn, wat een aanvraagformulier minimaal vastlegt, hoe je opvolging afdwingt en wanneer je deze flow juist niet moet bouwen.
Het offertelek dat niemand meet
Van je webshop weet je alles: bezoekers, conversie, orderwaarde per kanaal. Van je offertes weet je meestal niets. Hoeveel aanvragen kwamen er vorige maand binnen? Hoe snel ging er een offerte de deur uit? Welk deel werd een order, en waar haakten de anderen af? Zolang aanvragen in persoonlijke mailboxen leven, bestaat dat overzicht niet: er is geen teller, geen status en geen eigenaar. En wat je niet meet, kun je ook niet verbeteren.
Het tweede lek is doorlooptijd. Een aanvraag per mail mist bijna altijd iets: het juiste artikelnummer, de aantallen, de gewenste leverdatum. Dus mailt je binnendienst terug, wacht op antwoord, zoekt het klantnummer op en bouwt dan pas de offerte. Elke dag daartussen is een dag waarin dezelfde aanvraag bij je concurrent uitstaat. Het derde lek is de stilte na verzending: de pdf verlaat de mailbox en daarmee ook ieders aandacht. Niemand ziet welke offertes openstaan, dus niemand belt na.
De drie volwassenheidsniveaus van een offerteflow
Een offerte module hoeft niet meteen een compleet portaal te zijn. In de praktijk zien we drie niveaus, en elk niveau dicht een deel van de lekken.
Niveau 1: een aanvraagknop bij het product
De eenvoudigste vorm: een knop bij producten zonder getoonde prijs, die een formulier opent. Beter dan een kaal telefoonnummer, want de aanvraag hangt tenminste aan een product. Maar daar houdt het op. De klant typt aantallen en wensen in vrije tekst, de aanvraag belandt alsnog in een mailbox en de rest van het proces blijft handwerk. Zie dit als tussenstap, niet als eindstation.
Niveau 2: het RFQ-formulier op de winkelwagen
Bij een echt RFQ-formulier (request for quotation) stelt de klant zijn winkelwagen samen zoals bij een gewone bestelling, en dient hij die in als aanvraag in plaats van als order. Artikelen, varianten en aantallen staan daarmee vast, gekoppeld aan zijn account. Je binnendienst hoeft niets meer te reconstrueren en alleen nog te prijzen. Dit niveau haalt de grootste vertraging uit het proces en geeft je voor het eerst een lijst met openstaande aanvragen in plaats van een mailbox.
Niveau 3: quote-to-order, de klant klikt zelf akkoord
In de volwassen vorm staat de offerte in het account van de klant: met regels, prijzen, een geldigheidsdatum en een akkoordknop. Klikt de klant akkoord, dan wordt de offerte direct een order en loopt hij verder door je normale afhandeling. Geen pdf die rondzwerft, geen goedkeuring die ergens diep in een mailthread hangt, en de status is voor beide kanten altijd zichtbaar. Hoe je daarna de betaalkant regelt, op rekening en met termijnen, lees je in betalen op rekening in je webshop.
| Niveau | Wat de klant doet | Wat jij nog doet | Waar het knelt |
|---|---|---|---|
| 1. Aanvraagknop | Vrij formulier invullen | Alles: uitvragen, prijzen, opvolgen | Aanvraag mist structuur |
| 2. RFQ op de winkelwagen | Winkelwagen indienen als aanvraag | Prijzen en opvolgen | Akkoord loopt nog via mail |
| 3. Quote-to-order | Zelf akkoord klikken op de offerte | Prijzen en uitzonderingen beoordelen | Vraagt de meeste bouw en discipline |
Wat je aanvraagformulier minimaal vastlegt
Het verschil tussen een bruikbare aanvraag en een mailwisseling van vijf rondes zit in wat je bij de aanvraag zelf al afdwingt. Minimaal:
- Producten, varianten en aantallen. Uit de winkelwagen, niet uit een tekstveld. Aantallen bepalen de staffel en dus de prijs die je kunt bieden.
- Configuratie-opties. Bij samengestelde of op maat gemaakte producten: de gekozen opties als gestructureerde velden, zodat offerte en latere order exact dezelfde specificatie dragen.
- Gewenste leverdatum of levertermijn. Bepaalt of je kunt leveren en of er spoed speelt, en het is je natuurlijke haakje voor de opvolging.
- Bedrijfsgegevens via het account. De aanvraag hoort aan een ingelogd bedrijfsaccount te hangen, met adres en debiteurnummer, zodat je binnendienst niets hoeft op te zoeken.
- Context en referentie. Een vrij veld voor projectnaam of het inkoopnummer van de klant. Niet verplicht maken, wel aanbieden: het maakt de latere order traceerbaar in twee administraties.
Alles wat je hier niet vastlegt, wordt een extra mailronde. Alles wat je wél vastlegt maar niet nodig hebt, kost je aanvragen. Houd het formulier dus net zo scherp als een goede checkout: verplicht wat moet, optioneel wat helpt, weg wat overblijft.
Configureerbare producten en staffels op aanvraag
De offerteflow is op zijn sterkst waar een vaste prijs niet kan, en dat zijn in de praktijk twee situaties. De eerste is het configureerbare product: een samenstelling met opties die per klant verschilt en waar de prijs pas na beoordeling vaststaat. Voor VA Imaging bouwden we precies daarom een offerteproces voor producten met complexe configuraties: de klant specificeert zijn wensen in de webshop, de binnendienst prijst de configuratie. De tweede situatie is volume: de prijs voor tien stuks staat gewoon op de site, maar wie een veelvoud daarvan wil, verdient een gesprek. Toon in dat geval de staffel tot een grens en zet daarboven een aanvraagknop voor grotere aantallen.
Even belangrijk is wat je niet doet: prijzen op aanvraag zetten die gewoon vast zijn. Klantspecifieke afspraken, kortingen en normale staffels horen automatisch in de shop te staan, niet in een offerte; hoe je dat inricht lees je in klantspecifieke prijzen in je webshop. De offerte is er voor de uitzondering, niet voor de regel.
Geldigheidsduur en opvolging: waar offertes sterven
Een offerte zonder vervaldatum is een vrijblijvend prijskaartje. Zet er dus altijd een geldigheidsduur op, dertig dagen is een gebruikelijk uitgangspunt, korter als je inkoopprijzen of wisselkoersen bewegen. Die datum is meer dan juridische hygiëne: hij geeft jou een reden om te bellen en de klant een reden om te beslissen.
Daarna komt het deel waar de meeste omzet ligt: de opvolging. In een mailboxproces hangt nabellen af van wie er toevallig aan denkt. In een offerteflow maak je er systeemgedrag van: een automatische herinnering aan de klant vlak voor de vervaldatum, een taak voor de binnendienst als een offerte verloopt zonder reactie, en een overzicht van alles wat openstaat, gesorteerd op waarde. Dat overzicht verandert ook je sturing: je praat niet meer over druk zijn met offertes, maar over hoeveel er openstaat en wat er deze week beslist wordt.
Van akkoord naar order: zo loopt het in Shopify
Shopify heeft voor deze flow een native bouwsteen: de conceptorder, in het Engels draft order. Een conceptorder is een order in wording die jij als verkoper aanmaakt en bewerkt: regels toevoegen, aantallen aanpassen, een afwijkende prijs per regel zetten. Je stuurt hem als factuur of betaallink naar de klant, en bij akkoord wordt hij een gewone order tussen al je andere orders. Dat is precies de vorm die een offerte nodig heeft.
Een aanvraag uit de webshop wordt zo een conceptorder, je binnendienst prijst hem in de vertrouwde Shopify-admin, en het akkoord van de klant maakt er zonder overtypen een order van. Heb je een koppeling tussen Shopify en je ERP, dan loopt die order ook meteen door naar je administratie: één keer invoeren, overal juist. Hoeveel hiervan je uit standaardbouwstenen haalt, hangt af van je ambitieniveau: niveau twee is met gerichte aanpassingen te bouwen, voor de akkoordknop in het klantaccount van niveau drie komt serieus maatwerk kijken.
Wanneer je deze flow niet moet bouwen
Een offerteflow is geen doel op zich. Verkoop je tegen vaste prijzen die gewoon online kunnen staan, dan is elke offertestap een vertraging die conversie kost. Ook bij kleine orderwaardes klopt de rekensom niet: het prijzen en opvolgen van een aanvraag kost binnendiensttijd, en die investering moet de marge van de order wel dragen. Laat standaardwerk dus direct bestelbaar zijn, met je prijsafspraken automatisch verrekend.
De valkuil die we het vaakst tegenkomen is de omgekeerde: uit angst voor een verkeerde prijs online gaat álles achter een offerteknop, en daarmee wacht elke klant weer op de binnendienst. De offerteflow hoort de uitzondering te bedienen. Welke functies een zakelijke shop verder nodig heeft, van bestellijsten tot accountgoedkeuring, staat op een rij in de zeven functionaliteiten van een B2B-webshop.
Van mailbox naar module
Begin waar de pijn zit. Komen aanvragen ongestructureerd binnen, bouw dan eerst het RFQ-formulier op de winkelwagen. Blijven offertes liggen, regel dan geldigheid en opvolging. En klikken je klanten straks zelf akkoord, dan is de keten rond: van aanvraag tot order zonder overtypen. Wil je weten welk niveau bij jouw orderstroom past en wat dat in Shopify vraagt? Bekijk onze aanpak voor een B2B-webshop laten maken of plan een vrijblijvende call: dan lopen we jouw offerteproces samen door.
