Betalen op rekening in je webshop regel je binnen Shopify langs drie routes: native betaaltermijnen met automatische facturatie op Shopify Plus, conceptorders met een factuur vanuit je boekhouding, of een externe betaalpartij die het kredietrisico overneemt. Een termijn van 30 dagen is gangbaar in B2B. Stel daarnaast per klant een kredietlimiet vast en valideer btw-nummers live in de checkout.
Geen gunst maar een voorwaarde
Voor een consument is achteraf betalen een extraatje. Voor een zakelijke koper is het de standaard. De besteller die jouw producten in zijn winkelwagen legt, is zelden degene die betaalt: dat doet de crediteurenadministratie, op basis van een factuur die op de juiste entiteit staat, met het juiste btw-nummer en vaak een inkoopnummer (PO-nummer) erbij. Een checkout die alleen iDEAL of creditcard aanbiedt, past niet in dat inkoopproces: de besteller heeft geen zakelijke kaart, de afdeling betaalt alleen op factuur, en dus komt de order via e-mail alsnog bij je binnendienst terecht.
Betalen op rekening is daarmee geen betaalgemak maar een toelatingseis. Wie het niet aanbiedt, dwingt zakelijke klanten om buiten de webshop om te bestellen, precies wat je met een B2B-webshop wilde oplossen. Gaat het gesprek vóór de bestelling ook nog over aantallen en prijs, dan begint het proces een stap eerder; hoe je van offerte naar order komt, lees je in ons artikel over de offerte-module in je webshop. Hieronder gaat het over wat er ná het akkoord gebeurt: de betaling, de factuur en de btw.
Eerst de eerlijke kant: jij bent even de bank
Wie op rekening levert, financiert zijn klanten. Tussen levering en betaling zit een periode waarin jij het geld hebt voorgeschoten, en niet elke factuur wordt op tijd betaald. Dat risico verdwijnt niet door techniek; je kunt het alleen begrenzen en bewust beleggen.
- Kredietlimiet per klant. Spreek per klant een maximaal openstaand bedrag af en bewaak dat bij elke nieuwe order. Nieuwe klanten beginnen laag of betalen de eerste orders vooruit; de limiet groeit mee met het betaalgedrag.
- Betaaltermijn als afspraak, niet als suggestie. 30 dagen is gangbaar; sommige sectoren werken met 14 of juist 60. Leg de termijn vast in je voorwaarden en op de factuur, en houd één termijn per klant aan in plaats van per order te schuiven.
- Aanmaningen als proces. Een herinnering na de vervaldatum, een aanmaning daarna, en een moment waarop nieuwe bestellingen geblokkeerd worden totdat er betaald is. Dat werkt alleen als het automatisch loopt; handmatig aanmanen schuift iedereen voor zich uit.
- Wie draagt het risico. Doe je alles zelf, dan draag jij de wanbetaling. Een externe betaalpartij kan dat risico overnemen, tegen kosten per transactie. Die afweging maak je per klantgroep, niet voor de hele shop tegelijk.
De drie routes binnen Shopify
Hoe je betalen op rekening technisch inricht, hangt af van je abonnement, je ordervolume en van wie het risico moet dragen. Binnen Shopify zijn er drie routes.
Route 1: native betaaltermijnen op Shopify Plus
De B2B-laag van Shopify Plus kent bedrijfsprofielen met betaalcondities per bedrijf: betalingstermijnen (net terms) met automatische facturatie zitten native in het platform. De klant kiest in de checkout voor betalen op rekening, Shopify maakt de factuur aan, bewaakt de vervaldatum en toont openstaande facturen in het klantaccount. Je binnendienst tikt niets over en de betaalconditie verschilt gewoon per bedrijf: de ene klant 14 dagen, de andere 30.
Dit is de volwassen route zodra tientallen klanten structureel op rekening bestellen. Het Plus-abonnement (vanaf 2.100 euro per maand) hoort dan wel in de rekensom thuis; of dat volume er bij jou is, reken je na en geloof je niet op een verkooppagina.
Route 2: conceptorders met facturatie vanuit je boekhouding
Zonder Plus kan het ook. De klant bestelt zonder directe betaling, de order komt binnen met een openstaande betaalstatus of als conceptorder, en de factuur ontstaat in je boekhoudpakket. Shopify registreert de order, je boekhouding doet wat ze het beste kan: factureren, bewaken en aanmanen. Werkbaar en goedkoop bij een beperkt aantal rekeningklanten; bij groeiend volume wordt het handwerk de bottleneck. Houd er rekening mee dat de webshop de betaling niet vanzelf ziet: wordt de factuur in je boekhouding voldaan, dan moet iemand of iets de order in Shopify als betaald markeren, anders blijft daar eeuwig een openstaande status hangen. Hoe je deze route opzet, inclusief de grenzen ervan, staat in ons artikel over een B2B-webshop zonder Shopify Plus.
Route 3: een externe betaalpartij als tussenlaag
De derde route legt een gespecialiseerde partij tussen jou en je klant. Die toetst tijdens de checkout de kredietwaardigheid van de koper, betaalt jou direct uit en int daarna zelf de factuur. Jij levert het wanbetalingsrisico in bij een partij die ervoor is toegerust, tegen kosten per transactie. Sterk voor shops die veel nieuwe zakelijke klanten aannemen en geen eigen debiteurenbeheer willen opbouwen. De keerzijde: de klantrelatie rond de factuur ligt bij een derde, en een koper die door de kredietcheck wordt afgewezen, heeft in de checkout een alternatief nodig.
| Route | Voor wie | Wie draagt het risico | Facturatie |
|---|---|---|---|
| Native betaaltermijnen (Plus) | Structureel B2B-volume, tientallen rekeningklanten | Jijzelf | Automatisch vanuit Shopify |
| Conceptorders plus boekhouding | Starters en shops met een handvol rekeningklanten | Jijzelf | Vanuit je boekhoudpakket |
| Externe betaalpartij | Veel nieuwe klanten, geen eigen debiteurenbeheer | De betaalpartij | Door de betaalpartij |
Btw verleggen: waarom de VIES-check in de checkout hoort
De tweede pijler van een zakelijke checkout is de btw. Verkoop je aan bedrijven in andere EU-landen, dan verleg je de btw: met een geldig btw-nummer van je klant factureer je 0 procent en draagt de klant de btw af in eigen land, met de verlegging vermeld op de factuur. De voorwaarde zit in dat woord geldig. Elk EU-btw-nummer is te controleren tegen het Europese VIES-register, en het moment waarop je dat doet, bepaalt hoeveel herstelwerk je jezelf bezorgt.
Controleer je achteraf, dan is de order al geplaatst met het verkeerde btw-tarief. Blijkt het nummer ongeldig, dan volgen een creditnota, een nieuwe factuur en een mailwisseling met een klant die dacht klaar te zijn. Controleer je live in de checkout, dan staat het tarief meteen goed: geldig nummer, verlegde btw op de orderbevestiging; ongeldig nummer, gewoon btw erop en de koper ziet direct waar hij aan toe is. Voor VA Imaging bouwden we die live btw-validatie in de checkout van hun wereldwijde B2B-shop op Shopify Plus. Hoe de verlegging fiscaal precies werkt, inclusief OSS en je aangifte, lees je in ons artikel over Shopify Tax.
Één waarheid: factuur en betaalstatus in je boekhouding
Betalen op rekening gaat mis op het moment dat er twee versies van de waarheid ontstaan: een factuur uit de webshop en een factuur uit je boekhoudpakket, elk met een eigen nummerreeks en een eigen betaalstatus. De klant belt over factuur A, je boekhouding kijkt naar factuur B, en niemand weet zeker wat er nog openstaat.
Kies daarom vooraf welk systeem de factuur bezit. Meestal is dat je boekhoudpakket of ERP: daar leven de debiteuren, de grootboekrekeningen en het aanmaanproces al. De webshop levert de order aan, het pakket maakt de factuur, en de betaalstatus stroomt terug zodat je binnendienst en je klant hetzelfde beeld zien. Dit is een van de redenen dat een koppeling met Exact Online of AFAS in vrijwel elk B2B-traject terugkomt: zonder die koppeling wordt elke rekeningorder een overtypklus met kans op fouten.
De implementatievolgorde
De techniek is het sluitstuk. Dit is de volgorde die in de praktijk werkt:
- Leg de afspraken vast. Welke klanten mogen op rekening, welke termijn geldt er, wat is de limiet per klant en wanneer blokkeer je nieuwe orders. Zonder dit beleid automatiseer je chaos.
- Kies de route. Native op Plus, conceptorders met je boekhouding, of een externe partij. De tabel hierboven is het startpunt; je ordervolume en risicobereidheid geven de doorslag.
- Richt de btw-validatie in. Live in de checkout, tegen het VIES-register, met een duidelijke melding bij een ongeldig nummer. Doe dit vóór de livegang, niet als reparatie erna.
- Sluit de boekhouding aan. Één systeem bezit de factuur, de betaalstatus stroomt terug naar de shop. Test dit met echte scenario's: een deelbetaling, een creditnota, een klant die te laat is.
- Automatiseer het aanmanen. Herinnering, aanmaning, bestelblokkade. Pas als deze keten loopt, is betalen op rekening een dienst in plaats van een risico.
Eerst de afspraken, dan de techniek
Betalen op rekening is voor zakelijke kopers de normaalste zaak van de wereld, en voor jou als verkoper een proces dat je maar beter in één keer goed neerzet: route gekozen, btw geborgd, boekhouding aangesloten, aanmanen geautomatiseerd. Twijfel je welke route bij jouw klanten en volume past? Plan een vrijblijvende call, dan lopen we jouw situatie samen langs en krijg je een eerlijk advies, ook als dat advies is dat de eenvoudigste route voorlopig volstaat.
